Внедрение Единой Системы Управления Договорами

Уважаемые сотрудники!

26 января 2015 года в Группе Компаний ПИК начинается опытно-промышленная эксплуатация Единой Системы Управления Договорами (ЕСУД).

Единая Система Управления Договорами – централизованная информационная система для инициации и согласования договорных документов с функциями контроля прохождения тендерных процедур и сроков согласования договорных документов.

С началом опытно-промышленной эксплуатации  ЕСУД все договоры и дополнительные соглашения будут согласовываться в информационной системе ЕСУД с использованием ЭЦП.  Согласование договорных документов вне информационной системы ЕСУД будет запрещено. Оплата договоров будет производиться только после занесения в ЕСУД сканкопии подписанного договорного документа.

Договорные документы, которые на момент запуска ЕСУД проходили согласование в бумажном виде, после подписания должны быть в обязательном порядке  занесены в ЕСУД.

Перед началом опытно-промышленной эксплуатации в ЕСУД будут загружены действующие договоры   (по критериям утвержденным рабочей группой проекта).

Также разработаны алгоритмы добавления договоров и дополнительных соглашений из существующих бухгалтерских систем, в случае, если изначально договор/дополнительное соглашение не были загружены в ЕСУД.    

В пилотный список предприятий, на которых ЕСУД будет запущена в первую очередь , входят следующие организации :

Начало опытно-промышленной эксплуатации с 26 января 2015 года:

1. ОАО « Группа Компаний ПИК»;
2. ЗАО «ПИК-Регион»;
3. ООО «МФС-ПИК»;
4. ЗАО «Стройбизнесцентр»;
5. ООО «Европроект»;
6. ООО «ПИК Служба Заказчика»;
7. ООО «Статус Лэнд»;
8. ООО «Загородная Усадьба».

Начало опытно-промышленной эксплуатации с 16 февраля 2015 года :

9. ОАО «ПИК-Индустрия»;
10. ООО «ПИК-Подъем»;
11. ООО «ПИК-Развитие территорий».

С 13 января 2015 года  согласно приказу от 23.12.2014 № 77  проводится обучение сотрудников работе с Единой Системой Управления Договорами.

По итогам обучения сотрудники будут  обязаны  пройти тестирование для подтверждения готовности работы с ЕСУД.

Также сообщаем, что для консультационной поддержки сотрудников Группы Компаний ПИК в период опытно-промышленной эксплуатации (с 26 января 2015 года) будут организованы:

• Телефон «горячей линии поддержки ЕСУД» (вн. номер 16-16)  из сотрудников Группы Компаний ПИК  и внешних консультантов;
• Единый электронный почтовый адрес для отправки вопросов и сообщений об ошибках esud@pik.ru (уже действует), который будет регулярно проверяться  сотрудниками Горячей линии.

Для более удобной работы с  системой подготовлена инструкция  по работе Единой Системе Управления Договорами с текущей версией которой можно ознакомиться здесь .

При начале  опытно-промышленной эксплуатации актуальная версия  инструкции будет также доступна непосредственно из системы.

Убедительная просьба, всем сотрудникам,  связанным с договорной работой, ответственно отнестись к обучению, чтобы в дальнейшем не нарушить договорные обязательства перед контрагентами и не срывать сроки выполнения  принятых обязательств.